Datenschutzinformation für die Teilnahme an der Messe Expo Real

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und sind bestrebt, Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben Ihnen Auskunft darüber, auf welche Art und Weise und zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten verarbeiten. 

1. Teilnahme an Terminen

Sie wurden von Ihrer Kontaktperson aus der Schwarz Gruppe zu einem Termin auf der Messe Expo Real 2025 eingeladen. Die Terminorganisation erfolgt über ein elektronisches Terminbuchungsportal, in dem Ihre Kontaktperson Ihre Daten (Name, E-Mailadresse und Firmenzugehörigkeit) hinterlegt hat. Anhand dieser Daten können wir Sie an dem Messestand zu dem gebuchten Termin zuordnen. Bei der Buchung von Terminen auf der Website erhalten Sie zudem für jeden Termin eine Buchungsbestätigung von der E-Mail-Adresse ugs_exporeal@xfair.com mit einer Outlook Termineinladung. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Sie erfolgt in unserem berechtigten Interesse an der Planung und Durchführung von Terminen bei der Messe. 

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb der Mitarbeiter des Messestands schließen wir grundsätzlich aus. Ihre personenbezogenen Daten können in Ausnahmefällen zu Support- und Wartungszwecken der XFAIR GmbH, Ohmstr. 1, 85716 Unterschleissheim und ihren Unterauftragnehmern als Dienstleister für das Terminbuchungstool zugänglich sein. Darüber hinaus können interne Servicegesellschaften (z.B. die Schwarz IT KG) als Auftragsverarbeiter zu Wartungs- und Supportzwecken oder zur Gewährleistung der Informationssicherheit Zugriff auf die Daten erhalten. 

Wir speichern die Daten für die Dauer von 28 Tagen nach Veranstaltungsende. 

2. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO 

Die für die Datenverarbeitung Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO sind: 

Schwarz Immobilien Service GmbH & Co. KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm 
Lidl Stiftung & Co. KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm 
Kaufland Stiftung & Co. KG, Olgastraße 57, 74072 Heilbronn 
Lidl Immobilien Dienstleistung GmbH & Co. KG, Bonfelder Straße 2, 74206 Bad Wimpfen 
Kaufland Dienstleistung GmbH & Co. KG, Heiner-Fleischmann-Straße 2, 74172 Neckarsulm

Die genannten Gesellschaften treten hinsichtlich der Datenverarbeitungen als gemeinsame Verantwortliche auf. Durch ein einheitliches und gemeinsames Vorgehen sollen Unternehmensressourcen effizient genutzt werden und die Terminplanung im Rahmen der Messe vereinfacht werden. 

Die beteiligten Gesellschaften haben gemeinsam die Zwecke und Mittel der personenbezogenen Datenverarbeitungen in den einzelnen Prozessabschnitten festgelegt. Sie sind daher innerhalb der nachfolgend beschriebenen Prozessabschnitte gemeinsam für den Schutz deiner personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Im Rahmen ihrer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit haben die oben genannten Gesellschaften vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen und der Informationspflichten gemäß den Art. 13 und 14 DSGVO. 

Prozessabschnitt der Datenverarbeitung/Pflicht - Erfüllung der Pflichten durch

Informationspflichten gemäß den Art. 13, 14 DSGVO - Schwarz Immobilien Service GmbH & Co. KG 

Erhebung - Alle Vertragsparteien 
Speicherung - Alle Vertragsparteien 
Übermittlung - Alle Vertragsparteien 
Nutzung - Alle Vertragsparteien 
Änderung - Alle Vertragsparteien 
Sperrung - Alle Vertragsparteien 
Löschung - Alle Vertragsparteien 
Auskunftspflicht gem. Art. 15 DSGVO - Alle Vertragsparteien 

Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessabschnitte wie folgt: 

• Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist jede Gesellschaft entsprechend der obigen Tabelle zuständig.
• Die jeweilige Gesellschaft macht den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache unentgeltlich zugänglich. Hierbei lässt jede Partei der anderen Partei sämtliche dafür notwendigen Informationen aus ihrem Wirkbereich zukommen.
• Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.
• Datenschutzrechte können bei allen Parteien geltend gemacht werden Betroffene erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Stelle, bei der Rechte geltend gemacht wurden. 

3. Datenverarbeitung 

3.1.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Ihre Geschäftspartner der Schwarz Gruppe können über das Terminbuchungsportal Termine mit Ihnen auf der Messe buchen. Hierbei werden Sie als Besucher im System angelegt. Um einen Besucher im System anzulegen werden folgende Daten des Besuchers erhoben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit des Besuchers 

Bei der Planung eines Termins werden folgende Daten verpflichtend erhoben: 

•  Datum
• Uhrzeit
• Tisch
• Betreff des Termins
• Teilnehmer
   

Optional können Details zu dem Termin in einem Freitextfeld angegeben werden. 

Bei der Buchung von Terminen auf der Website erhalten Sie für jeden Termin eine Buchungsbestätigung von der EMail-Adresse ugs_exporeal@xfair.com mit einer Outlook Termineinladung. Die Daten werden ausschließlich für Zwecke der Messeorganisation verwendet. 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung optionaler Angaben basiert auf Deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die du durch die Angabe der Daten erteilst und jederzeit widerrufen kannst. 

3.1.2. Empfänger / Kategorien von Empfängern 

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb von Ihnen, den Mitarbeitern des Messestands und den Messeteilnehmern der Schwarz Gruppe, die sich im Terminbuchungsportal registriert haben, schließen wir grundsätzlich aus. Ihre personenbezogenen Daten (Vorname, Name und E-Mail Adresse) sind ab dem Zeitpunkt der Eingabe auf der Website für die Mitarbeiter der Schwarz Gruppe, die die Messe organisieren und die Mitarbeiter der Schwarz Gruppe, die den Termin mit Ihnen durchführen, im Rahmen des Terminbuchungstools sichtbar. Für die Mitarbeiter des Messestands der Schwarz Gruppe sind Ihre gesamten personenbezogenen Daten ab zwei Wochen vor Messebeginn zugänglich. Ihre personenbezogenen Daten sind für die Mitarbeiter des Messestands auf der Website zugänglich und in der App „XFAIR.app“ auf den iPads am Messestand. 

Ihre personenbezogenen Daten können in Ausnahmefällen zu Support- und Wartungszwecken der XFAIR GmbH, Ohmstr. 1 85716 Unterschleissheim und ihren Unterauftragnehmern zugänglich sein, da unsere Webseite in unserem Auftrag auf von der XFAIR GmbH bereitgestellten Servern betrieben wird. Bei den Subunternehmern handelt es sich um LINK Mobility Austria GmbH, Brauquartier 5/13, 8055 Graz und Skyfillers GmbH, Schiffbrücke 66, 24939 Flensburg. 

Darüber hinaus können interne Servicegesellschaften (z.B. die Schwarz IT KG) als Auftragsverarbeiter zu Wartungsund Supportzwecken oder zur Gewährleistung der Informationssicherheit Zugriff auf die Daten erhalten. 

3.1.3. Pflicht zu Bereitstellung Ihrer Daten 

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Bei Nichtbereitstellung der verpflichtenden Angaben ist die Termin- und Tischbuchung jedoch nicht möglich. 

3.1.4. Speicherdauer 

Wir speichern die Daten für die Dauer von 28 Tagen nach Veranstaltungsende. 

3.2. Kontaktaufnahme und Bearbeitung von Anfragen 

3.2.1. Zwecke der Datenverarbeitung/Rechtsgrundlage 

Persönliche Angaben, die Sie uns per E-Mail oder Telefon überlassen, behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zweckgebunden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen bzgl. der Messe in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich hierbei aus dem Interesse, Ihre Anfragen zu beantworten und somit die Kundenzufriedenheit zu erhalten und zu fördern. 

Übermitteln Sie uns im Rahmen der Kontaktmöglichkeiten personenbezogene Daten im Zuge einer Vertragsanbahnung oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. 

3.2.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern 

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb von Ihnen und den Mitarbeitern des Messestands schließen wir grundsätzlich aus. Ihre personenbezogenen Daten können in Ausnahmefällen zu Support- und Wartungszwecken der XFAIR GmbH, Ohmstr. 1 85716 Unterschleissheim und ihren Unterauftragnehmern zugänglich sein, da die E-MailAdresse in unserem Auftrag auf von der XFAIR GmbH bereitgestellten Servern betrieben wird. Bei den Subunternehmern handelt es sich um LINK Mobility Austria GmbH, Brauquartier 5/13, 8055 Graz und Skyfillers GmbH, Schiffbrücke 66, 24939 Flensburg. 

Darüber hinaus können interne Servicegesellschaften (z.B. die Schwarz IT KG) als Auftragsverarbeiter zu Wartungsund Supportzwecken oder zur Gewährleistung der Informationssicherheit Zugriff auf die Daten erhalten. 

3.2.3. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten 

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie uns jedoch die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir diese nicht bearbeiten bzw. beantworten. 

3.2.4. Speicherdauer/Kriterien für Festlegung der Speicherdauer 

Alle personenbezogenen Angaben, die Sie uns gegenüber bei Anfragen zukommen lassen, werden von uns spätestens 28 Tage nach der erteilten finalen Rückantwort an Sie gelöscht, bzw. sicher anonymisiert. Die Aufbewahrung von 28 Tagen erklärt sich aus dem Umstand, dass es vereinzelt vorkommen kann, dass Sie uns nach einer Antwort nochmals zu der gleichen Sache kontaktieren und wir uns dann auf die Vorkorrespondenz beziehen können müssen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nach 28 Tagen Rückfragen zu unseren Antworten nicht mehr vorkommen. 

4. Ihre Betroffenenrechte 

Sie haben das Recht, nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. 

Zusätzlich haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten. 

Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO beruht, steht Ihnen nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Soweit Sie einer Datenverarbeitung widersprechen, unterbleibt diese zukünftig, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen, die das Interesse des Betroffenen am Widerspruch überwiegen. 

Sofern Sie selbst die verarbeiteten Daten zur Verfügung gestellt haben, steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO zu. 

Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. 

Wenden Sie sich bitte in den zuvor genannten Fällen, bei offenen Fragen oder im Falle von Beschwerden schriftlich oder per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe unten). Zudem steht Ihnen ein Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Du wohnst oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat. 

Bei Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte werden Ihre personenbezogenen Daten nach der finalen Rückantwort für 3 Jahre gespeichert zum Nachweis, dass wir Ihnen umfassend Auskunft erteilt haben und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. 

5. Kontakt Datenschutzbeauftragter 

Sollten Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, können Sie sich an einen der zuständigen Datenschutzbeauftragten bei den Verantwortlichen wenden: postalisch an Stiftsbergstr. 1, 74172 Neckarsulm oder per E-Mail an datenschutz@mail.schwarz, datenschutz@lidl.de, datenschutz@lidl.com oder datenschutz@kaufland.de.